Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten zu können.
Diese Maßnahme zielt darauf ab, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und den Rechnungsprozess zu digitalisieren.
Ab 2028 gilt eine E-Rechnungspflicht für den gesamten inländischen Business-to-Business Bereich mit nur wenigen Ausnahmen. Bis dahin gelten Übergangsregelungen, die in der Abbildung am Ende dieses Artikels dargestellt sind. Es wird erwartet, dass künftig ein System zur direkten Übermittlung von Rechnungsdaten an die Finanzbehörden eingeführt wird.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Anders als bisherige digitale Rechnungen müssen E-Rechnungen bestimmte technische Standards erfüllen, um als solche zu gelten.
Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten, maschinell verarbeitbaren Format vor, welches der europäischen Norm EN 16931 gerecht ist.
In Deutschland erfüllen Formate wie „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ (ab Version 2.0.1) diese Anforderungen.
Auch andere Formate können verwendet werden, solange sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, wie etwa in speziellen EDI-Verfahren.
Wer muss sich an die neue Regelung halten?
Die Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen betrifft alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen innerhalb Deutschlands verkaufen.
Die Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen betrifft alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen innerhalb Deutschlands verkaufen. Das bedeutet, dass sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger ihren Sitz in Deutschland oder in bestimmten Sondergebieten (wie z.B. Freihäfen) haben müssen. Es spielt keine Rolle, ob es sich um eine Betriebsstätte, den Sitz der Geschäftsleitung oder den Wohnsitz des Unternehmers handelt – solange sich dieser in Deutschland befindet, greift die neue Regelung.
Zeitplan und Übergangsfristen
Empfang von E-Rechnungen
Unternehmen müssen bis spätestens zum 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Bis dahin ist sicherzustellen, dass die notwendige Infrastruktur und Softwarelösungen implementiert sind.
Ausstellung von E-Rechnungen
Die generelle Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen tritt ebenfalls am 1. Januar 2025 in Kraft. Da der Umstellungsaufwand für Unternehmen voraussichtlich erheblich sein wird, hat der Gesetzgeber für die Jahre 2025 bis 2027 Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller geschaffen:
- Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF versendet werden.
- Ab dem 1. Januar 2027 wird die Nutzung von Papier- und PDF-Rechnungen eingeschränkt: Nur Unternehmen, deren Jahresumsatz im Vorjahr (2026) unter 800.000 Euro liegt, dürfen weiterhin auf diese Formate zurückgreifen.
- Ab 2028 wird die Nutzung von sonstigen Rechnungen weitgehend verboten. Ausgenommen sind Kleinbeträge (bis 250€), Fahrscheine und steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8–29 UStG.
Ausblick: Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bringt nicht nur Pflichten, sondern auch erhebliche Potenziale mit sich. Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse frühzeitig digitalisieren, können langfristig von Effizienzsteigerungen profitieren. Die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen reduziert nicht nur manuelle Eingriffe, sondern verringert auch Fehlerquellen und beschleunigt den gesamten Abrechnungsprozess.
Darüber hinaus werden die Buchhaltungsprozesse transparenter und lassen sich leichter mit den gesetzlichen Anforderungen verknüpfen.
Die Einführung der E-Rechnung stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung des deutschen Wirtschaftsraums dar und schafft sowohl für Unternehmer als auch für deren steuerliche Berater klare Vorteile.
Die Phasen der Umsetzung
E-Rechnungsbereit:
HPS macht Sie startklar
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Mit DUO können Sie E-Rechnungen, insbesondere X-Rechnungen, die kein Sichtbild enthalten, problemlos verarbeiten. Gleichzeitig wird die GoBD-konforme, revisionssichere Archivierungspflicht erfüllt.
E-Rechnungen können Sie ganz einfach mit Auftragswesen Next oder dem Modul E-Rechnungsschreibung der DATEV E-Rechnungsplattform ausstellen.
Darüber hinaus sind Sie mit der E-Rechnungsplattform optimal auf die geplante EU-weite Meldeplattform vorbereitet, da eine direkte Anbindung möglich sein wird.
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Lassen Sie uns gemeinsam den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung gehen!